Capture et structuration de données

Que ce soit sur papier, en PDF, une numérisation ou un tableur — nous l'intégrons à votre système sans que personne n'ait à le retaper.

Les documents, avis de remise, numérisations et formulaires ne devraient pas exiger qu'une personne les lise et retape leur contenu. Nous transformons les entrées non structurées — papier, PDF, tableur, formulaire numérisé — en données structurées et validées, puis les envoyons directement dans l'ERP, le CRM ou le système où elles doivent vivre. Aucune retype, aucune resaisie, aucune attente.

Comment fonctionne réellement la capture structurée de données

La plupart des saisies manuelles suivent le même schéma : un document arrive — une facture, un avis de remise, un formulaire signé, un export d'un autre système — et une personne le lit, décide de ce qui compte, et le retape là où il doit se trouver. C'est cette étape que nous éliminons. Selon la source, cela signifie une extraction sensible à la mise en page pour les numérisations et PDF, une analyse structurée pour les tableurs et exports, ou un formulaire de capture léger pour tout ce qui commence encore sur papier.

Ce qui en ressort est validé selon des règles que vous définissez — champs obligatoires, formats attendus, plages raisonnables — avant d'être envoyé dans l'ERP, le CRM ou la base de données concernée. Tout ce qui échoue à la validation est acheminé vers une personne pour vérification, plutôt qu'accepté silencieusement et découvert erroné trois rapports plus tard.

Signes que votre processus documentaire est encore manuel

  • Quelqu'un ouvre un PDF ou une numérisation et retape son contenu dans un autre système.
  • Un processus d'accueil ou d'intégration dépend encore de la lecture d'une page imprimée.
  • Les données d'un export doivent être reformatées à la main avant qu'un autre système les accepte.
  • Les erreurs sont détectées en aval, en comptabilité ou dans les rapports, plutôt qu'au point de saisie.

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