Datenerfassung & Strukturierung

Dokumente, Zahlungsavise, Scans und Formulare sollten nicht erfordern, dass eine Person sie liest und abtippt, was darauf steht. Wir verwandeln unstrukturierte Eingaben - Papier, PDF, Tabelle, gescanntes Formular - in strukturierte, validierte Daten und übertragen sie dann direkt in das ERP, CRM oder System, in dem sie leben müssen. Kein erneutes Eintippen, keine erneute Eingabe, kein Warten darauf, dass jemand dazu kommt.

Wie strukturierte Datenerfassung tatsächlich funktioniert

Die meiste manuelle Dateneingabe folgt demselben Muster: Ein Dokument trifft ein - eine Rechnung, ein Zahlungsavis, ein unterschriebenes Formular, ein Export aus einem anderen System - und eine Person liest es, entscheidet, was wichtig ist, und tippt es dort ein, wo es hingehört. Das ist der Schritt, den wir entfernen. Je nach Quelle bedeutet das layoutbewusste Extraktion für Scans und PDFs, strukturierte Analyse für Tabellen und Exporte oder ein schlankes Erfassungsformular für alles, was noch auf Papier beginnt.

Was auch immer dabei herauskommt, wird gegen von Ihnen definierte Regeln validiert - Pflichtfelder, erwartete Formate, sinnvolle Wertebereiche -, bevor es in das ERP, CRM oder die Datenbank übertragen wird, in die es gehört. Alles, was die Validierung nicht besteht, wird zur Prüfung an eine Person weitergeleitet, anstatt stillschweigend akzeptiert und erst drei Berichte später als falsch entdeckt zu werden.